Domingo por la mañana. Cuentas la caja del guardarropa y salen 420 euros. Hace frío, el local estaba lleno, y aun así es lo mismo que el sábado pasado. ¿Fue una noche floja o falta dinero? La verdad es que no tienes forma de saberlo.
Ese es el problema de fondo en casi todas las discotecas: no es que falte dinero, es que nadie sabe cuánto debería haber.
Por qué el guardarropa y la taquilla son los puntos más débiles
La barra tiene caja registradora. La taquilla y el guardarropa, muchas veces, no. Tienen tres cosas en común que los hacen fáciles de vaciar:
- Se cobra en efectivo, en billetes y monedas que pasan de mano en mano a toda velocidad.
- Trabaja una sola persona, a menudo sin nadie que la vea en la hora punta.
- No queda registro de cada venta, solo el dinero que hay al final.
No hace falta pensar mal de nadie. Basta con que el sistema permita que el dinero se pierda para que, tarde o temprano, se pierda.
Cómo se escapa el dinero
Cobrar sin dar ticket
El cliente paga, el empleado cuelga el abrigo y le dice el número de percha de palabra, o le da un papelito sin registrar. Ese euro, o esos tres, no existen para nadie más.
Reutilizar tickets
Con talonarios o tickets genéricos, un ticket devuelto a las tres de la mañana puede volver a venderse a las tres y cuarto. La prenda entra, el dinero también, pero el ticket ya estaba contado.
Apuntar menos de lo que entra
Si el control es una hoja donde se apuntan las prendas, basta con apuntar 200 cuando entraron 260. En la taquilla pasa igual con las entradas y las "invitaciones" que nadie puede comprobar.
Lo que muchos locales ya han probado
- Cámaras. Disuaden un poco, pero nadie revisa cuatro horas de grabación cada fin de semana, y no te dicen cuánto debería haber en la caja.
- Talonarios numerados. Mejoran algo, pero se pueden saltar números, guardar hojas o reutilizar resguardos.
- Cambiar de personal. Si el sistema es el mismo, el problema vuelve con la siguiente persona.
- Confiar. Funciona hasta que deja de funcionar, y entonces no hay forma de demostrar nada.
Todas fallan por lo mismo: ninguna te dice cuánto dinero tendría que haber en la caja.
El mecanismo: si cada venta tiene un número, la caja tiene que cuadrar
La idea es sencilla. Si cada prenda o entrada sale con un ticket impreso, numerado por tarifa, la numeración se convierte en tu registro de ventas. Al cerrar:
Último número de cada tarifa × precio de esa tarifa = lo que tiene que haber en la caja.
Si el último ticket de ropero a 3 € es el 240 y el último de bolso a 4 € es el 85, en la caja tiene que haber 720 € más 340 €. Si hay menos, lo sabes esa misma noche, no a final de mes.
Cómo lo hace QR Seven
QR Seven es el sistema de guardarropa y entradas que usan las discotecas más grandes de España. Lo creamos nosotros y somos su proveedor español desde 1997, con más de 500 sistemas instalados. Funciona así:
- Cada tarifa es una tecla: ropero, bolso, dos prendas, tres prendas. El empleado no escribe nada.
- La impresora térmica saca el ticket con la letra de la tarifa (A, B, C...), un número correlativo, el precio, la fecha y la hora.
- El ticket tiene dos partes con el mismo código: una va con la prenda y otra se la lleva el cliente. No hay dos tickets iguales.
- Al cerrar, la numeración de cada tarifa te dice exactamente cuánto se ha vendido.
En la taquilla, el sistema de entradas hace lo mismo: cada entrada sale impresa, numerada, con su precio y su color.
Lo que cambia cuando el fraude deja de ser posible
Lo primero que notan los locales no es que pillan a alguien. Es que la caja sube. Cuando el empleado sabe que cada ticket queda registrado, el dinero llega entero, y el guardarropa empieza a dar lo que siempre debió dar. Si además ajustas el precio, el salto es mayor: lo contamos en cuánto cobrar por el guardarropa.
Pruébalo en tu local
Llámanos al +34 609 53 25 59 y te enviamos una máquina gratis durante un fin de semana. Compara la caja de ese fin de semana con la de los anteriores. Los números hablan solos.