Son las once de la noche y llegan 600 invitados en media hora. Todos con abrigo. Todos con prisa por entrar. A las cuatro de la mañana se van los 600 a la vez, y cada uno quiere su abrigo ya. Entre medias, el guardarropa casi no tiene trabajo.
Así es un guardarropa de evento: dos picos brutales y mucho silencio entre ellos. Si lo organizas como el de un bar, en el primer pico tienes una cola hasta la calle.
Lo que sale mal en casi todos los eventos
- Colas larguísimas a la llegada, justo cuando el invitado tiene más ganas de entrar.
- Prendas que no aparecen o que se entregan a quien no es, porque el número estaba escrito a mano y no se lee.
- Discusiones a la salida con quien ha perdido el papelito y jura que su abrigo es el negro.
- Una caja que no cuadra, si el guardarropa se cobra, porque nadie sabe cuántas prendas entraron.
Paso 1: calcula cuántas prendas vas a recoger
En invierno, entre el 60 % y el 80 % de los asistentes deja algo: abrigo, chaqueta o bolso. Para un evento de 600 personas, prepárate para unas 400 a 480 prendas. En verano baja mucho, pero no desaparece: quedan bolsos, mochilas y chaquetas finas.
Paso 2: decide cuántos puestos necesitas
Como referencia, un puesto bien organizado atiende entre 150 y 200 prendas en la hora punta. Para 450 prendas, piensa en tres puestos a la llegada. Es mejor que sobre gente media hora que tener una cola de cuarenta minutos en la puerta.
Paso 3: usa tickets impresos, no papelitos
Este es el paso que más problemas evita. Un ticket impreso con un código único, en dos partes iguales (una para la prenda y otra para el invitado), hace tres cosas a la vez: el número se lee siempre, no hay dos iguales y, si el guardarropa se cobra, cada ticket queda registrado. Lo explicamos a fondo en tickets frente a papelitos.
Paso 4: tarifas claras y precios redondos
Si el guardarropa se cobra, usa precios redondos que no obliguen a dar cambio: 2 €, 3 €, 5 €. Separa tarifas si tiene sentido (prenda, bolso, varias prendas en un ticket). Cada segundo que se pierde buscando monedas se multiplica por cientos de invitados.
Paso 5: prepara la hora punta antes de que llegue
Ten las perchas numeradas y en orden antes de abrir, y separa la zona de entrega de la de recogida si el espacio lo permite. Con el sistema QR Seven puedes imprimir tandas de tickets antes de la avalancha para ir más rápido cuando llega todo el mundo. Más trucos en cómo evitar las colas.
Paso 6: cierra con la caja cuadrada
Al final, la numeración de los tickets te dice cuántas prendas se recogieron de cada tarifa. Si se cobró, número por precio es lo que tiene que haber en la caja, aunque hayan trabajado tres personas a la vez.
El sistema que usan las discotecas, en tu evento
QR Seven es el sistema de guardarropa que usan las discotecas más grandes de España, donde cada fin de semana se viven picos como los de un evento. Lo creamos nosotros y somos su proveedor español desde 1997. Una tecla por tarifa, un ticket numerado en un segundo y una caja que cuadra.
Si organizas eventos o tienes uno a la vista, llámanos al +34 609 53 25 59. Te contamos qué necesitas según el número de invitados, y puedes probar la máquina gratis durante un fin de semana.